MONTHLY SAFETY REPORT / LAPORAN KESELAMATAN KERJA BULANAN
Bagaimana anda menunjukkan pencapaian keselamatan kerja apa saja yang telah anda lakukan dalam setiap bulan, jika anda seorang yang diberi tanggung jawab mengawasi keselamatan dan kesehatan kerja di tempat kerja?
Menjawab pertanyaan ini, sebagai seorang professional personal safety harus mulai membuat Safety Continuous Daily Recording (SCDR) atau dokumentasi harian keselamatan kerja secara berkelanjutan. Namun jika anda memiliki tanggung jawab lebih diperusahaan atau memiliki fungsi tambahan selain sebagai personal K3, maka dokumentasi kinerja K3 dapat dirangkum dalam mingguan.
Menyusun Laporan Keselamatan Kerja
Monthly safety report atau laporan keselamatan kerja bulanan merupakan kumpulan hasil pencapaian dari aktifitas atau implementasi program keselamatan kerja dari hari ke hari dalam periode waktu bulan tertentu dengan menunjukkan dan mengkuantifikasi kriteria Lagging (Ketertinggalan) dan Leading (Kepemimpinan) untuk diukur antara harapan dan hasil kinerja. Laporan ini dibuat dalam suatu format dokumen tertentu yang telah distandardkan dan disetujui oleh pimpinan tertinggi suatu perusahaan dan dokumen kontrol suatu perusahaan.
Disebut kriteria lagging atau ketertinggalan karena data yang disajikan adalah data jumlah atau statistik kecelakaan yang berarti program keselamatan kerja yang berjalan belum maksimal apabila masih terdapat rekaman atau record kecelakaan kerja yang tinggi. Sedangkan disebut kriteria leading atau kepemimpinan karena berisi rekaman atau record program-program implementasi usaha manajemen untuk mengurangi tingkat kecelakaan kerja ditempat kerja.
Mengapa monthly safety report atau laporan bulanan keselamatan kerja ini menjadi amat sangat penting untuk dibuat dan dilaporkan, alasannya sebagai berikut:
1. Persyaratan regulasi undang-undang dan peraturan pemerintah:
-
Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 Tentang Keselamatan Kerja (Bab IV pasal 5 pengawasan, para pegawai pengawas dan ahli keselamatan kerja ditugaskan menjalankan pengawasan langsung.
- Per-Menaker Nomor 2 Tahun 1992 Tentang tata cara penunjukan kewajiban dan wewenang ahli K3 (Pasal 7 ayat 3d: rekapitulasi laporan kegiatan selama menjalankan tugas, Pasal 1 ayat 1b: Ahli K3 berkewajiban memberikan laporan mengenai hasil pelaksanaan tugas).
- Per-Menaker Nomor 4 Tahun 1987 Tentang Panitia Pembina K3 (Pasal 12: 3 bulan sekali pengurus wajib menyampaikan laporan tentang kegiatan P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja).
2. Persyaratan dalam standard nasional dan internasional (ISO / OHSAS / ISRS):
-
Pada OHSAS 18001 Tahun 2007 pada sub-elemen 4.4.1 bahwa laporan kinerja K3 dipresentasikan kepada Pimpinan Manajemen dan pada sub-elemen 4.5.1 performance measurement and monitoring yakni mewajibkan untuk dilakukan pengukuran dan monitor kinerja K3.
- Pada SNI 13-6979.1-2003 Tentang Kompetensi Manajer K3 pada elemen 4.1 uraian tugas manajer K3 yakni salah satunya pada urutan h. membuat pelaporan pelaksanaan K3.
3. Dokumen K3 tuntutan klien (berdasarkan kontrak perusahaan dengan klien):
-
Pada jenis usaha kontraktor memiliki pengaturan kontrak perjanjian kerja mengenai keselamatan kerja dengan klien yang pada umumnya disebut Contractor Safety Management System (CSMS). Pada CSMS diatur kriteria-kriteria laporan keselamatan kerja yang diharapkan terdokumentasi dari kontraktor kepada klien.
4. Kinerja keselamatan dengan rendahnya kecelakaan dan selaras dengan maksimumnya upaya teknis operasional program keselamatan kerja yang mencapai harapan, merupakan gambaran/image perusahaan yang dapat menjadi nilai pertimbangan utama dalam proposal tender suatu projek.
Kecelakaan menjadi indikator ketertinggalan (Lagging Indicator) untuk sebuah performa atau kinerja dari keselamatan kerja suatu perusahaan. Indikator yang senantiasa dicatat dan diperbaruhi datanya terkait kecelakaan adalah Jumlah kecelakaan berdasarkan klasifikasi kecelakaan yakni kecelakaan fatal, kerusakan properti atau peralatan, cidera membutuhkan pertolongan pertama (first aid), cidera membutuhkan perawatan medis (medical treatment), cidera kehilangan hari kerja (lost time injury), tumpahan bahan berbahaya atau beracun ke lingkungan.
Kinerja perusahaan di bidang keselamatan dan kesehatan kerja sifatnya relatif, karena tidak pernah ada keselamatan dan kesehatan kerja yang mencapai sempurna, dengan demikian selalu dapat diupayakan perbaikan (Syukri Sahab, 1997). Untuk menilai kinerja maka perlu dibuat kuantifikasi penilaian untuk mengukur harapan dan hasil pencapaian. Dalam American National Standard Institute (ANSI) menerbitkan metode standard untuk mengukur kinerja dengan menggunakan ratio kekerapan kecelakaan atau ratio keparahan kecelakaan. Indikator kekerapan yang harus diperhatikan (FR, SR, LTIFR, LTISR) dengan rumus :
Incident Frequency Rate (FR) =
Jumlah Kecelakaan x 1.000.000 / Jumlah Jam Kerja Seluruh Karyawan
Incident Severity Rate (SR) =
Jumlah hari kerja absen x 1.000.000 / Jumlah Jam Kerja Seluruh Karyawan
- Hari kerja absen / tidak masuk kerja akibat kecelakaan di tempat kerja. Perhitungan kehilangan dimulai tidak kembali ke tempat kerja dalam waktu 24 jam.
- Denominator 1.000.000 jam kerja menggambarkan untuk “500 pekerja yang bekerja selama 2.000 jam kerja (40 jam x 50 minggu) dalam satu tahun”.
Sedangkan berdasarkan OHSAct (Occupational Health and Safety Administration) bahwa pengumpulan data/record dan pelaporan/reporting diperlukan sentralisasi dan sistematika untuk mensimplifikasi proses pengumpulan statistik keselamatan dan kesehatan kerja untuk tujuan memonitor masalah K3 dan mengambil langkah yang tepat untuk memperbaikinya. Laporan yang diperlukan:
- Data kecelakaan kerja
- Data hari kerja yang hilang karena kecelakaan
- Karyawan yang pingsan atau hilang kesadaran
- Perpindahan karyawan ke pekerjaan lainnya
- Perlakuan rawat medis atau pertolongan pertama (first aid)
Pengukuran kekerapan insiden atau incident rate dapat juga dilakukan dengan OSHA 200 forms dengan rumus :
IR = N x 200.000 / T
- IR = Total injury/illness incident rate (Kekerapan jumlah insiden cidera/penyakit)
- N = Number of injuries, illness and fatalities (jumlah dari cidera, penyakit akibat kerja dan fatal)
- T = Total hours worked by all employees during the period in question (Jumlah jam kerja karyawan selama periode tertentu)
- 200.000 berasal dari perkalian: 40 jam kerja per minggu x 50 minggu untuk 100 karyawan dalam setahun.
(David Geotsch, 1996, hlm 59 – 62)
Contoh Formulir Laporan Keselamatan Kerja Bulanan / Monthly Safety Report:
Contoh Formulir Laporan Keselamatan Kerja Bulanan / Monthly Safety Report
Formulir lampiran diatas akan lebih bermakna atau terlihat progressnya apabila di masukkan dalam bentuk statistik dengan membandingkan laporan dari bulan ke bulan dalam period setahun. Dalam hal pelaporan ini anda harus membuat bagan atau proses otorisasi bahwa laporan bulanan ini telah resmi diketahui oleh pimpinan perusahaan hingga disimpan oleh bagian dokumen kontrol.
Bagan Alir Otorisasi Laporan Keselamatan Kerja Bulanan
Dengan kecanggihan teknologi komputer dan internet, data ini dapat dibuat menjadi database yang berkelanjutan dan saling berketerkaitan dari bulan ke bulan dan tahun ke tahun untuk tujuan peningkatan upaya keselamatan kerja berkelanjutan.
(Franciskus Hutasoit)
Referensi:
Buku
-
Geotsch, David. 1996. Occupational Health and Safety in the Age of High Technology For Technologies, Engineers and Managers 2nd New Jersey: Prentice Hall. Hlm 59 – 62
-
Sahab, syukri. 1997. Teknik Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Bina Sumber Daya Manusia: Jakarta. Hlm 93-94
Peraturan dan Perundang-undangan
-
Undang-undang RI No 1 Tahun 1970 Tentang Keselamatan Kerja
- Per-Menaker Nomor 2 Tahun 1992 Tentang tata cara penunjukan kewajiban dan wewenang ahli K3
-
Per-Menaker No.04 Tahun 1987 Tentang Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Badan Standard nasional dan internasional
-
OHSAS 18001: 2007 Occupational health and safety management systems – Requirements. ISBN 978 0 580 50802 8. OHSAS Project Group 2007
-
SNI 13-6979.1-2003 Tentang Kompetensi kerja tenaga teknis khusus pertambangan: Manajer keselamatan dan kesehatan kerja. ICS 03.100.30. Badan Standardisasi Nasional Tahun 2003
SHE FOCUS 